Politique sur la gouvernance et la conservation des données

Avera Audiovisual (« Avera », « nous », « notre » ou « nos ») s’engage à gérer les renseignements personnels de manière responsable tout au long de leur cycle de vie, y compris leur collecte, leur utilisation, leur communication, leur conservation et leur destruction sécurisée.La présente Politique sur la gouvernance et la conservation des données (la «Politique») établit le cadre de gestion des renseignements personnels conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

La présente Politique doit être lue conjointement avec notre Politique de confidentialité, laquelle explique la manière dont nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons les renseignements personnels. Elle fournit également des renseignements détaillés sur les droits des personnes en matière de protection des renseignements personnels. Pour en savoir davantage sur la définition des renseignements personnels ainsi que sur nos pratiques en matière de protection de la vie privée, veuillez consulter notre Politique de confidentialité.

La présente Politique décrit notamment :

nos pratiques internes relatives à la conservation et à la destruction sécurisée des renseignements personnels des utilisateurs;
les rôles et responsabilités de nos employés et des personnes autorisées tout au long du cycle de vie des renseignements personnels;
le processus de traitement des questions et des plaintes concernant la gestion des renseignements personnels.

Champ d'application

La présente Politique s'applique :

à nos employés, entrepreneurs et personnes autorisées;
à tous les renseignements personnels recueillis, utilisés ou gérés par Avera;
à tous les systèmes, outils et processus d'affaires impliquant des renseignements personnels d'utilisateurs.

Collecte des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont recueillis conformément à notre Politique de confidentialité et uniquement lorsqu'ils sont nécessaires à des fins commerciales, opérationnelles ou pour les fins déterminées pour lesquelles ils sont recueillis.

Certains renseignements peuvent être recueillis par des tiers afin de permettre la prestation de certains services ou la réalisation d'activités commerciales avec nous. Lorsque ces renseignements ne sont pas recueillis directement auprès de la personne concernée, celle-ci peut demander à connaître la source de ces renseignements.

Utilisation des renseignements personnels

Nous utilisons les renseignements personnels uniquement aux fins généralement décrites dans la présente Politique ou pour toute autre fin précisée au moment de leur collecte. Lorsque la loi l'exige, nous obtenons le consentement de l'utilisateur.

Nous prenons des mesures raisonnables afin de veiller à ce que les renseignements personnels que nous détenons soient exacts, complets et à jour lorsqu'ils sont utilisés pour prendre des décisions.

Nos fins de collecte, d'utilisation et de conservation des renseignements personnels

Nous utilisons les renseignements personnels uniquement à des fins commerciales approuvées et conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Prestation de services

Nous traitons les renseignements personnels afin de fournir et d'offrir nos services, notamment pour :

vérifier l'identité d'une personne;
recevoir, vérifier ou mettre à jour les instructions d'un client;
gérer les comptes et répondre aux demandes, aux questions et aux commentaires.

Activités commerciales

Nous traitons les renseignements personnels afin d'assurer la gestion de nos activités, notamment pour :

le traitement des candidatures;
respecter nos obligations contractuelles, légales et réglementaires;
nous protéger, ainsi que les tiers, contre les erreurs et la fraude.

Marketing

Lorsque les utilisateurs y ont consenti, nous pouvons utiliser leurs renseignements personnels afin de leur transmettre des communications marketing.

Les utilisateurs peuvent retirer leur consentement en tout temps en utilisant le lien de désabonnement figurant dans nos communications ou en communiquant avec nous conformément à la section « Procédure de traitement des demandes et des plaintes » ci-dessous.

Nous pouvons toutefois continuer à transmettre des communications qui ne sont pas de nature marketing lorsqu'elles sont nécessaires, notamment des communications relatives à la prestation de nos services.

Recherche et analyse

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels afin de :

mieux comprendre les intérêts et les priorités de nos clients et adapter notre offre;
développer de nouveaux services ou améliorer ceux que nous offrons;
évaluer l'efficacité de nos services, de nos événements, de nos activités et de nos initiatives marketing;
améliorer les fonctionnalités et le rendement de notre site Web.

Nous pouvons également utiliser les renseignements personnels à d'autres fins lorsque le consentement requis a été obtenu.

Communication des renseignements personnels

Les renseignements personnels ne sont communiqués que dans les cas permis ou exigés par la loi ou lorsque cela est nécessaire aux fins de nos activités commerciales et opérationnelles. Lorsque des fournisseurs de services tiers traitent des renseignements personnels pour notre compte, des mesures contractuelles appropriées sont mises en place afin d'assurer la protection de ces renseignements.

Sites Web de tiers, témoins de connexion (« cookies ») et autres technologies de suivi

Comme il est indiqué dans notre Politique de confidentialité, notre site Web peut contenir des liens ou des modules d'extension (« plug-ins ») menant vers des sites Web ou des services de tiers que nous ne contrôlons pas (notamment Facebook, LinkedIn, Instagram ou YouTube). Ces organisations appliquent leurs propres pratiques en matière de protection des renseignements personnels, et nous encourageons les utilisateurs à consulter leur documentation à cet égard.

Nous pouvons obtenir des renseignements concernant l'utilisation de ces liens et modules d'extension. Nous pouvons également obtenir et utiliser des renseignements analytiques et statistiques provenant de tiers afin de mesurer le rendement et l'efficacité du contenu que nous diffusons.

Pour obtenir davantage d'information sur notre utilisation des témoins de connexion (« cookies ») et des autres technologies de suivi, veuillez consulter notre Politique de confidentialité.

Conservation des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont conservés dans des systèmes physiques et électroniques gérés par Avera. Les dossiers électroniques sont hébergés sur des serveurs et des dispositifs de stockage situés au Canada et aux États-Unis.

Pour obtenir des renseignements supplémentaires, les utilisateurs peuvent communiquer avec nous en utilisant les coordonnées indiquées dans la section « Procédure de traitement des demandes et des plaintes » de la présente Politique.

Protection des renseignements personnels

Nous mettons en œuvre des mesures de protection physiques, techniques et organisationnelles afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol ainsi que l'accès, l'utilisation ou la communication non autorisés. Ces mesures sont adaptées à la sensibilité, au volume, à la finalité et au format des renseignements.

Mesures de sécurité

Nos mesures de sécurité peuvent notamment comprendre :

des mesures physiques, telles que l'entreposage sécurisé des renseignements et le contrôle de l'accès à nos installations;
des mesures techniques, telles que le chiffrement, les pare-feu, les mots de passe, l'authentification multifactorielle, les logiciels antivirus et la technologie Secure Sockets Layer (SSL);
des mesures administratives, telles que des politiques, des procédures ainsi que la formation des employés en matière de protection des renseignements personnels, de confidentialité et de sécurité de l'information.

Accès interne aux renseignements personnels

L'accès aux renseignements personnels est limité aux employés et aux personnes autorisées qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions. L'accès est accordé uniquement en fonction des responsabilités et des besoins opérationnels. Toute personne ayant accès à des renseignements personnels est tenue d'en préserver la confidentialité. Les gestionnaires ont également la responsabilité de veiller au respect des mesures relatives à la protection des renseignements personnels et à la confidentialité.

Comme condition d'emploi, tous les employés sont tenus de respecter la présente Politique ainsi que les pratiques relatives à la protection des renseignements personnels et à la confidentialité prévues dans leur contrat de travail, leurs engagements de confidentialité et les autres politiques applicables. Tout manquement à ces obligations peut entraîner des mesures disciplinaires, des recours juridiques ou toute autre mesure appropriée.

Conservation et destruction des renseignements personnels

Les renseignements personnels demeurent protégés pendant toute la période nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis ainsi qu'au respect des exigences légales applicables. Ils sont protégés tout au long de leur cycle de vie. Lorsqu'ils ne sont plus nécessaires, ils sont détruits de façon permanente et sécuritaire.

Droits relatifs aux renseignements personnels

Sous réserve des restrictions prévues par la loi ou par des obligations contractuelles, les utilisateurs ont le droit de :

accéder à leurs renseignements personnels;
demander la rectification de renseignements inexacts;
retirer leur consentement;
demander la suppression de leurs renseignements personnels;
retirer leur adresse courriel de nos communications marketing.

Les utilisateurs peuvent également demander des renseignements concernant :

les renseignements personnels recueillis à leur sujet, y compris ceux obtenus auprès de tiers;
les personnes qui ont accès à leurs renseignements personnels au sein de notre entreprise;
la durée de conservation de leurs renseignements personnels.

D'autres droits, notamment le droit à la portabilité des données, peuvent également s'appliquer lorsque la loi le prévoit.

Exercice des droits

Pour exercer leurs droits, les utilisateurs peuvent communiquer avec nous à l'adresse courriel indiquée dans la section « Procédure de traitement des demandes et des plaintes ». Les utilisateurs sont responsables de fournir des renseignements exacts, complets et à jour.

Les utilisateurs peuvent également communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question concernant la présente Politique, pour déposer une plainte ou pour toute question relative à nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

Procédure de traitement des demandes et des plaintes

Toute demande, question ou plainte concernant la présente Politique ou son application doit être transmise par écrit à notre responsable de la protection des renseignements personnels à l'une des adresses courriel suivantes : privacy@averaav.ca, vieprivee@averaav.ca

Les utilisateurs doivent fournir suffisamment de renseignements afin de nous permettre d'évaluer leur demande, notamment :

leur nom;
leurs coordonnées (numéro de téléphone et adresse courriel, le cas échéant);
une description de la demande ou de la plainte.

Si une demande ou une plainte ne contient pas suffisamment de renseignements pour nous permettre de l'évaluer, nous pourrons demander les renseignements complémentaires jugés nécessaires.

Traitement des demandes et des plaintes

Toutes les demandes et les plaintes sont traitées de façon confidentielle et nous nous efforçons d'y répondre dans un délai de 30 jours suivant leur réception. Si des renseignements supplémentaires sont nécessaires pour évaluer une demande ou une plainte, nous communiquerons avec l'utilisateur afin de les obtenir.

Un registre est tenu pour chaque demande ou plainte reçue. Celui-ci comprend notamment les détails de la demande, l'analyse effectuée ainsi que la réponse transmise. Les réponses sont fournies par écrit, par courriel ou, lorsque cela est approprié, dans un autre format accessible. Lorsqu'une demande est refusée ou ne peut être entièrement satisfaite, les motifs de cette décision sont communiqués à l'utilisateur.

Un dossier distinct est conservé pour chaque demande ou plainte. Ce dossier comprend la demande, les documents justificatifs ainsi que la réponse finale.

Les utilisateurs peuvent également déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec ou de tout autre organisme de réglementation compétent en matière de protection des renseignements personnels. Nous encourageons toutefois les utilisateurs à communiquer d'abord avec notre responsable de la protection des renseignements personnels afin de nous permettre de répondre à leurs préoccupations.

Approbation et coordonnées

La présente Politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels d'Avera Audiovisual.

Courriel : privacy@averaav.ca, vieprivee@averaav.ca